面對設計產業逐漸增加的管理需求與流程挑戰，《i室設圈│漂亮家居》總編輯張麗寶與「小宅元年」主題區策展人NEXT DESIGN呈境設計設計總監袁世賢共同策劃《小宅元年》論壇，論壇第二日以「降本增效新解方，Notion、AI與BIM的設計數位轉型實戰」為題，邀請Tyarchistudio創辦人吳建禾、有序生活製作所創辦人陳敬儒、新澄設計共同創辦人陳威男，從BIM建模、專案管理工具與空間數位化三個面向，分享設計公司導入數位工具的實務經驗。
面對設計產業逐漸增加的管理需求與流程挑戰，《i室設圈│漂亮家居》總編輯張麗寶與「小宅元年」主題區策展人NEXT DESIGN呈境設計設計總監袁世賢共同策劃《小宅元年》論壇，論壇第二日以「降本增效新解方，Notion、AI與BIM的設計數位轉型實戰」為題，邀請Tyarchistudio創辦人吳建禾、有序生活製作所創辦人陳敬儒、新澄設計共同創辦人陳威男，從BIM建模、專案管理工具與空間數位化三個面向，分享設計公司導入數位工具的實務經驗。
避免重工並串接製造端，BIM增效改變設計流程
吳建禾自2008年起投入BIM應用，至今近二十年，本身是事務所建築師，同時經營工程顧問公司與教育公司。他表示，多數人以為BIM只適用於建築領域，室內設計公司同樣能藉此解決重工、建材資料庫串接、報價系統整合，以及建立公司內部模組等長期存在的問題。他觀察，多數設計案完成後便束之高閣，但許多客戶會因同一種設計風格回頭找同一間公司，這正是建立內部模組的原因。他指出，設計公司常見三個困境：平面圖修改後，相關圖面往往必須全部重畫；業主看不懂變更內容，設計師得花大量時間溝通；即便公司已有報價系統甚至ERP，業主仍看不懂數字從何而來，更換材料時牽動的工項變化也難以清楚交代。
他也提到近期業界傳出建築師過勞的消息，認為問題根源在於太多時間耗在重工，真正用於設計的時間有限。吳建禾以自身經驗說明BIM平台的應用範圍，從建築設計延伸到住宅室內裝修、建築物立面、老屋改造不同結構型態的圖面整合，也包括讓遠端工班單憑圖面施作、不需來回確認的毛胚屋圖說，以及串接大型建案與室內裝修工程。他表示，平台能將建築、室內裝修、報價到施工全部串連，並把結構、水電、消防等管線整合進同一套模型剖面，讓現場狀況直接對應真實條件。
他也分享圖模合一與估價整合的做法，傳統工作流程在設計初期充滿不確定性，業主與廠商往往使用不同邏輯的圖說溝通，容易造成落差；若讓圖面與模型合一，使不同對象理解同一套邏輯，溝通便更順暢。他舉例，百坪以上的大案子中，燈具安裝等工項可在圖面修改後自動連動、清楚標示開孔位置，廠商到現場便不需反覆確認。另外，他也分享曾處理加建或架高床工程時，廠商拿到圖後主動要求學習這套方法，因過去討論、修改圖面往往耗時甚久，透過這套系統可一次到位，避免圖面反覆出錯。吳建禾也提到，傳統CAD與SketchUp工作模式下，圖面修改沒有盡頭，多數同事光是改圖版本就多到數不清，相當耗費心力。他坦言，估價目前雖已能借助AI協助，甚至可直接讀入Excel運算，但仍需人工二次確認。他認為，圖面品質往往因人而異，公司若想維持一致水準，就必須建立統一的樣板架構，讓團隊產出銜接同一套邏輯。
用數位管理累積設計資產，Notion打造公司協作系統
陳敬儒為有序生活製作所設計總監，東海大學建築系學士、交通大學建築研究所碩士畢業。職涯歷經多次轉換：2013至2014年於歐洲能源屋台灣隊擔任都市計畫組長；2014至2015年參與米蘭世博台灣館，擔任共同發起人與專案管理；2017至2020年於真工設計擔任主案設計師。2020年疫情爆發後返台，先在本事空間製作所擔任專案設計師三年，直到2023年成立有序生活製作所並擔任設計總監至今，並於2024至2025年獲HOME JOURNAL Top50 Taiwan最佳室內設計師獎項。
返台後，他開始面對台灣設計業普遍存在的問題，包括少子化導致招募困難、公司數量增加使競爭加劇，以及人才管理難度提高。他習慣將現象拆解為「這是個問題嗎」「要解決嗎」「是自己能解決的嗎」「能解決就提出方法」四個步驟篩選，最終歸納出公司規模與人員管理，才是一間設計公司真正能著力的任務，因此投入時間研究各種數位管理工具，最後選定Notion作為主要協作平台。契機來自集團旗下總編輯的建議，認為Notion適合用於設計公司的專案管理，能讓業主、工程端、同事與主理人四方協作，權限也可依需求設定。他將公司數位資料分別存放於Google Drive與Notion，形容為「雞蛋不要放同一個籃子」。製圖類資產放在Google Drive，文檔類資產則放在Notion，再依「資料」與「資產」分類，前者涵蓋計畫、行政、設計、工務，後者涵蓋材料物料與人力資源。他強調，一間公司真正的資產不在於畫了多少張圖，而是哪些設計真正落地無誤、哪些廠商經得起長年合作考驗，這些累積的信任與默契才是最難被取代的部分。公司目前約十位成員，涵蓋專案設計師、製圖與估價等不同角色。
陳敬儒也分享「新手村計畫」，將公司日常瑣事拆解到極細節，例如掃地方式、衛生紙品牌等，都定案後寫入系統，避免重複口頭提醒。這套邏輯也延伸到估價訓練，他將估價拆解成窗簾丈量等基礎任務，讓剛畢業的新人逐步累積經驗，而非等到獨當一面才首次面對全案估價。他也提到「閃念資料庫」，同事任何一閃而過的想法都能記錄並設定執行時間，完成後留下軌跡，方便日後回溯，例如兩岸慣用單位不同造成放樣尺寸落差等經驗，也能完整保留。他特別強調「單一事實來源」（SSOT，Single Source of Truth）的概念，主張公司所有資料都應來自同一個資料庫，以標籤取代傳統資料夾分類，需要查找時直接仰賴AI搜尋。他也展示公司運用Notion看板與時程表，讓主管、業主與成員三種視角對應同一份資料庫，滿足不同角色需求。
在會議安排上，公司每週僅開一次會，且必須在30分鐘內結束，前5分鐘對齊近期與中長期規劃，其餘時間讓同事各自確認任務進度，不在現場臨時討論細節。他也提到自己長期撰寫文章與日記，累積成「有序觀點」，讓同事透過公司AI了解過去某個決策或解約案例背後的脈絡，並形容Notion AI就像公司裡聽過所有對話的元老，同事想了解工作進度、請假安排或公司文化慣例，都能直接詢問，不必打擾本人。另外，他也分享公司如何串接Slack與Notion，把匯款提醒、進度回報、客戶洽詢表單等訊息自動同步到對應資料庫與頻道，並展示以ChatGPT或Atlas讀取Google Drive、Notion中的報價單與金流表，協助比對版本差異或找出異常數字。他認為，AI與管理工具都只是方法，真正的目的是把設計做好，而數位轉型的起點，在於公司累積了多少能被找回、被驗證的數位資料。
從AI導入到流程管理，數位工具重塑設計工作模式
新澄設計共同創辦人陳威男負責公司流程管理與制度建立，另一位合夥人黃重蔚則多在媒體上曝光。他同時經營兩個品牌，新澄設計專注於美學設計與空間整合服務，涵蓋設計到施工的完整流程，另一間公司則從事數位測繪與空間掃描業務。他提到投入空間掃描的契機，源自一次老屋改造案，團隊到現場放樣測繪時，因老屋垂直管道多處歪斜，始終找不到穩定基準點，反覆丈量後案子最終未能承接，這次經驗讓他開始思考更精準的測繪方式，並整合進設計流程。他回顧AI技術在設計領域的發展脈絡，2022年擴散模型出現後，設計師開始透過文字生成圖像，但成果仍難精準控制；2023年ControlNet技術問世，能利用深度圖與線稿引導生成方向，將毛胚屋轉換成理想空間樣貌；2024年AI逐漸理解自然語言描述，設計師可用口語方式調整；2025年開始出現Skill技能包概念，將特定任務打包成可重複調用的功能；到了2026年，許多軟體已內建原生AI，並進入代理人（Agent）階段，能自主調度不同技能完成複雜任務。
陳威男也提出對AI工具的觀察與提醒，他發現同事使用AI產出設計方案後，經常仍需要詢問她是否可行，原因在於同事無法判斷業主喜好，甚至無法確認法規檢討結果，最終設計決策仍需由她把關，公司導入AI後她的工作負擔並未因此減輕。他提到，會議中若業主追問報價偏高的原因或工法選擇依據，設計助理只是複誦AI查到的資訊，容易讓業主感受到專業判斷力不足。當資訊不再是不對等時，業主同樣能透過AI查詢資料，設計師更需要展現專業判斷與溝通能力。他將設計師與業主的溝通拆解為6個階段，認為AI能協助前段資訊整理與知識補充，但建立信任關係仍需依靠設計師直接面對業主。他也提醒，隨著AI生成圖像大量出現在社群平台，部分業主開始懷疑作品真實性，設計公司需要透過更多工地互動，讓業主認識實際執行團隊。
在公司管理系統上，陳威男使用一套功能類似Notion、內部稱為Lark的系統，將打卡、請假、請款等行政事務與設計流程整合於同一平台。他建立完整的專案節點與角色分配表，涵蓋設計總監、專案設計師、協同設計師、助理、製圖與渲染人員、客服與會計等角色，並在每個節點設定待辦事項，例如合約簽署完成後自動產生請款提醒，方案設計階段涉及的機電規劃則交由她本人或專職機電技師處理，避免專業能力落差造成疏漏。角色分配表可依住宅設計、商業空間品牌合作、自地自建等不同案型套用流程，專案啟動時只需設定角色，系統便會自動建立溝通群組，並保留完整歷史紀錄供後續查閱。
他也開發稱為AZ的整合接口，串接公司內部通訊系統、Google服務與NAS資料庫，同事透過單一入口即可查詢資訊。他分享名片整理案例，將累積4百多張、格式雜亂的名片交由AI代理人處理，系統自動補齊公司名稱、網頁與專營項目等資訊，並依防水工程、木工材料等類別標籤，整合進公司資料庫。在報價協助方面，AI能讀取歷年報價與工項資料，自動分析單價與毛利率，並在會議前協助設計師準備業主可能詢問的問題與依據。
在空間掃描應用上，他提到雷射掃描取得的現場資訊精度可達兩釐米，能協助判斷樓板厚度是否足以增設電梯、評估拆牆可行性，並直接應用於施工圖繪製，避免空調、消防管路與天花板設計衝突。她也展示AR與VR技術如何讓業主在完工前走入三維空間，掌握檯面高度與動線比例，減少完工後與預期落差。他提到工業機械應用於地板研磨與精準定位施工的現況，認為隨著掃描技術、數位製造與機器人施工逐漸成熟，設計師角色未來可能轉向管理與統籌，而非僅止於繪圖執行；但設計師與業主之間建立理解與信任的能力，仍是產業無法被機器取代的核心價值。
從工具應用到流程建立，數位轉型回到設計核心能力
綜合三位講者分享，吳建禾從BIM出發，分享圖模整合與製造端串接如何減少重工；陳敬儒透過Notion建立企業管理架構，將工作流程、經驗與資料逐步累積；陳威男則從AI、空間掃描與系統整合切入，探索設計、施工與管理流程的連結。三者雖然切入角度不同，但皆指出數位工具的導入，關鍵仍在於建立清楚流程、累積可追溯資料，並回到設計專業本身。
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